FindTime
So koordiniert man Termine heute
Unkompliziert und schnell einen Termin finden, an dem alle Beteiligten Zeit haben? Das von Microsoft entwickelte Outlook Add-In FindTime macht dies möglich. Terminvorschläge werden an alle Teilnehmenden per E-Mail versendet. Nachdem diese ihre Favoriten ausgewählt haben, wird der Termin automatisch im Kalender eingetragen. So werden Doppelbuchungen und zeitaufwändige Terminabsprachen vermieden.
Virtuelle Meetings sind heutzutage ein fester Bestandteil des Berufsalltags. Doch gerade wenn mehrere Unternehmen zusammenarbeiten, gestaltet sich die Terminfindung oft schwierig. Die häufigste Schwierigkeit bei der Terminkoordination ist die fehlende Kalenderfreigabe von Geschäftspartnern. Das Abstimmen eines geeigneten Termins kann viel Zeit in Anspruch nehmen, da die Termine mit jedem Teilnehmenden einzeln abgesprochen werden müssen. Dauern die Absprachen zu lange, besteht die Gefahr von Doppelbuchung. Abhilfe schafft das von Microsoft entwickelte Outlook-Add-In FindTime. Dieses Tool ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Terminfindung.
Wie funktioniert FindTime?
Mit FindTime erstellen Benutzer:innen eine Umfrage mit Terminvorschlägen und senden diese an alle gewünschten Teilnehmenden des Meetings per E-Mail. Die Teilnehmenden können dann aus den verschiedenen Optionen den für sie passenden Termin auswählen und bestätigen. Hat eine Person einen Terminvorschlag versendet, so werden die vorgeschlagenen Termine in ihrem Kalender, bis zur Beendung der Umfrage, automatisch blockiert, sodass es zu keiner Doppelbuchung kommen kann. Sobald alle Personen abgestimmt haben und ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, versendet FindTime den ausgewählten Termin an alle Teilnehmende. Der bestätigte Termin wird nun automatisch im Kalender eingetragen, im Zuge dessen werden die vorher reservierten Termine herausgelöscht.
Terminplanung in wenigen Schritten
FindTime in Outlook installieren
E-Mail mit geeigneten Terminvorschlägen versenden
Die bevorzugten Termine werden ausgewählt und bestätigt
Der passende Termin wird automatisch
im Kalender hinzugefügt
Die Vorteile von FindTime
Das Beste an FindTime ist, es ist bereits in Office 365 integriert. Es fallen somit keine zusätzlichen Kosten an und zudem ist keine weitere Anwendung erforderlich. Das Add-In kann mit nur wenigen Klicks über Outlook in Ihrem Browser oder die Software auf Ihrem Desktop installiert werden. Was FindTime zudem attraktiv macht, ist die Tatsache, dass die eingeladenen Teilnehmenden das Add-In nicht installieren müssen, um an der Terminumfrage teilzunehmen. Lediglich die Person, die die Umfrage erstellt, benötigt das Add-In.
Einfach mal ausprobieren
Von der Installation bis zur Terminfindung ist FindTime unkompliziert und schnell. Mit einer E-Mail und wenigen Klicks wird ein Termin versendet und anschließend von den Teilnehmenden bestätigt. FindTime ist das optimale Hilfsmittel für eine effiziente und simple Terminfindung ohne Doppelbuchungen. Wenn Sie bald ein Meeting organisieren wollen, starten Sie doch mal eine Terminabfrage mit FindTime!
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