Intelligente Prozessautomatisierung mit Bordmitteln
Jeder kennt es, alle nervt es: Stupides Abtippen von Daten aus E-Mails in Systeme, Doppelerfassung von Informationen oder händische Übertagung von Informationen zwischen Systemen. Durch intelligente Prozessautomatisierungen können solche repetitiven und manuellen Tätigkeiten automatisch ausgeführt werden. Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft 365 für ihre täglichen Geschäftsabläufe, verwenden dabei aber nicht das volle Potenzial. Denn in den Microsoft 365 Standardlizenzen verstecken sich Automatisierungstools wie Forms und Power Automate.
Vorteile von intelligenter Prozessautomatisierung
Robotic Process Automationen (RPA) ahmen das menschliche Verhalten nach und arbeiten dabei im Regelfall akkurater. Flüchtigkeitsfehler durch Unaufmerksamkeiten werden vermieden und das Risiko einer fehlerhaften Datenübertragung durch manuelles Abtippen von Informationen wird entfernt.
Um wertvolle Arbeitszeit von Fachpersonal „freizuschaufeln“ ist die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten unumgänglich. Diese eingesparte Zeit können Fachkräfte dann in wertstiftende Tätigkeiten investieren, die echten Nutzen liefern. Workflows werden durch Automationen nicht nur beschleunigt, sondern durch die Standardisierung von Arbeitsergebnissen auch in der Qualität gesteigert.
Ungenutztes Potenzial
Laut einer Studie von Adesso nutzen momentan nur 30 Prozent der Unternehmen intelligente Automatisierungen, davon wiederum 44 Prozent innerhalb der IT-Fachabteilung. Das Optimierungspotenzial von Prozessen ist jedoch unternehmensweit vorhanden. PWC stellt in einer Studie die meist genannten Gründe von Unternehmen im DACH-Raum vor, die den Einsatz von intelligenten Automationen auch in Zukunft nicht planen: Mit 44 Prozent ist ein zu hoher Implementierungsaufwand der Hauptgrund gegen die Nutzung von RPA, gefolgt von zu hoher Komplexität und Verständnisschwierigkeiten.
Die Zurückhaltung ist nachvollziehbar, jedoch können die Gründe recht leicht aus dem Weg geräumt werden. Die Automations-Software von Microsoft ist teilweise bereits in der Standardlizenz von Microsoft 365 enthalten. Die meisten Unternehmen können also mit bereits vorhandenen Bordmitteln ohne zusätzliche teure Software direkt in die Umsetzung starten!
Automationen mit Microsoft Tools
Mit MS Teams Polls lässt sich unkompliziert Feedback nach einem Workshop erfragen. Für Gäste auf dem Firmengelände können die Mitarbeitenden am Empfang mithilfe von MS Forms ein Anmeldeformular erstellen. Wiederkehrende Aufgaben wie Genehmigungen der Buchhaltung für Tankbelege werden über MS Forms und Power Automate abgebildet. Nach einem langen Messetag lassen sich über den AI Builder (kostenpflichtiges Add-on) und Power Automate die Daten aus eingescannten Visitenkarten automatisch in das CRM-System übertragen.
Somit lassen sich innerhalb der Microsoft 365 Lizenz Automatisierungen zwischen verschiedenen Anwendungen ohne weitere Schnittstellen einführen. Prüfen Sie Ihre Lizenz und testen Sie die vielfältigen Automations-Module. Durch die Zusammenarbeit der Abteilungen und die Unterstützung von Automatisierung lässt sich wertvolle Zeit sparen – mit Bordmitteln!
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