Von Chaos zu Klarheit: So wählen Sie das richtige Prozessmanagement-Tool
Unklare Abläufe, ineffiziente Prozesse mit manuellen Schritten und dadurch hohe Abhängigkeiten von Einzelpersonen sind häufige Herausforderungen im Mittelstand. Hier setzt Prozessmanagement an: Die klare und transparente Dokumentation von Prozessen, insbesondere der Kernwertschöpfungsprozesse, ist ein Erfolgsfaktor und eine wichtige Voraussetzung für wirksame Digitalisierung. Prozessmanagement Tools helfen bei der Aufnahme und Verwaltung von Prozessen. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über Auswahlkriterien und stellen drei Prozessmanagement Tools vor, die für den Mittelstand geeignet sind.
Warum ist Prozessmanagement wichtig?
Effektives Prozessmanagement sorgt dafür, dass Arbeitsabläufe klar definiert, transparent dokumentiert und kontinuierlich verbessert werden.
Eine einheitliche und klare Prozessdokumentation schafft Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg und verbessert die Zusammenarbeit – Doppelarbeiten und Schleifen werden vermieden und Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen. So wissen Mitarbeitende genau, wo ihre Zuständigkeiten beginnen und enden. Darüber hinaus wird auch klar, wie die Zusammenarbeit mit vor- und nachgelagerte Abteilungen aussieht und warum welche Prozessschritte wie gestaltet sind. Neben einer besseren Abstimmung vereinfacht dies auch die kontinuierliche Optimierung der Abläufe – Fehler werden reduziert und Qualität nachhaltig gesteigert. Eine gut strukturierte Prozessorganisation trägt somit auch zur Kundenzufriedenheit bei, durch reibungslose Abläufe, konsistente Ergebnisse und eine schnellere Bearbeitung.
Klare Prozesse sind die Basis für deren wirksame Digitalisierung. Nur so können beispielsweise ERP-Systeme gezielt weiterentwickelt und Vertriebs- sowie Marketingprozesse optimiert werden – mithilfe von CRM-Lösungen oder der Verknüpfung physischer und digitaler Abläufe in der Produktentwicklung.
Der Schlüssel liegt somit in einer nachvollziehbaren und für alle zugänglichen Dokumentation der Arbeitsabläufe. Genau hier setzen auch Prozessmanagement Tools an: Sie helfen, Prozesse visuell zu erfassen, systematisch zu analysieren und gezielt zu optimieren.
Kriterien für die Wahl des richtigen Prozessmanagement Tools
Es gibt verschiedene Varianten an Prozessmanagement Tools – von einfachen Modellierungsplattformen, über umfangreichere Systeme die sich mit IT Systemen wie ERP, CRM oder DMS integrieren lassen, bis hin zu Lösungen mit Automatisierungs- und Simulationsfunktionen. Bei der Tool-Auswahl empfehlen wir, sich auf die Funktionen im Unternehmen zu beschränken, die wirklich benötigt werden.
Wir unterstützen unsere Kunden bei der Auswahl des passenden Tools. Dabei achten wir vor allem auf folgende Kriterien:
- BPMN 2.0 Unterstützung
Erstellung BPMN 2.0-konformer Prozessdiagramme möglich? - Mehrsprachigkeit
Verfügbarkeit mehrerer Sprachen für internationale Teams? - Rollenbasierte Sichten
Filterung der Inhalte je nach Nutzerrolle möglich? - Multi-User-Funktionalität
Können gleichzeitig mehrere Nutzer im gleichen Prozess arbeiten?
- Freigabe-Workflows
Prüfung der Prozesse durch definierte Freigabeschritte möglich? - Hierarchien und Prozesstiefen
Hierarchische und detaillierte Darstellung von Prozessen möglich? - Managed Cloud Lösung
Ist es eine cloudbasierte Lösung, verwaltet durch einen Anbieter? - Preisbildung
Ist es innerhalb des verfügbaren Budgets? Skalierung möglich durch Nutzeranzahl?
Prozessmanagement Tools für den Mittelstand
Drei verbreitete Lösungen, mit denen wir gute Erfahrungen gesammelt haben, sind Bpanda, ADONIS und Signavio.
Diese drei Prozessmanagement Tools erfüllen alle oben aufgeführten Kriterien, mit der Ausnahme, dass Bpanda keine Multi-User-Funktionalität vorweist. Dennoch sind alle drei Tools interessant für mittelständische Unternehmen, weshalb wir sie im Folgenden näher vorstellen:
Bpanda – Das Tool für einfache & intuitive Prozessmodellierung
- Bpanda von MID ist ein leicht zugängliches Prozessmanagement Tool, mit Fokus auf einfacher Modellierung und Zusammenarbeit.
Vorteile:
- Benutzerfreundliche Oberfläche, auch für Nicht-Techniker:innen
- Cloudbasiert und schnell einsatzbereit, z.B. durch Prozessmodellierung über simple Tabellenstruktur („Happy-Path-Editor“)
- Rollenspezifische Zugriffskonzepte für abgestimmte Prozessfreigaben
Nachteile:
- Weniger tiefgehende Analysefunktionen
- Eingeschränkte Integration mit anderen Systemen im Vergleich zu komplexeren Lösungen
- Keine Simultan-Bearbeitung von mehreren Nutzern am gleichen Prozess
Einsatzgebiet:
- Perfekt für Unternehmen im Mittelstand – es verfolgt einen kollaborativen, nutzerfreundlichen Ansatz. Dadurch bleibt es preislich moderater und eignet sich für Unternehmen, die eine schnelle und einfache Einführung wünschen.
ADONIS – Das Tool für komplexe Prozesslandschaften
- ADONIS von der BOC Group ist eine leistungsstarke Lösung für Prozessanalysen und Unternehmensarchitektur-Management.
Vorteile:
- Umfangreiche Analysefunktionen und Simulationen
- Integration mit anderen Unternehmensarchitektur- und IT-Management-Tools
- Kollaborationsfunktionen für Microsoft Teams
Nachteile:
- Umfangreiche Funktionen, die nicht für alle Unternehmen notwendig sind
Einsatzgebiet:
- Optimal für größere Mittelständler und Unternehmen mit komplexen Prozesslandschaften, die umfassende Analysen und Simulationen benötigen. Branchenübergreifend einsetzbar, jedoch mit einem höheren Preisniveau aufgrund des umfangreichen Funktionsspektrums.
Signavio – Das Tool für Unternehmen mit SAP-Fokus
- Signavio (Teil von SAP) ist eine leistungsstarke Plattform zur Analyse, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Vorteile:
- Nahtlose Integration in SAP-Umgebungen für durchgängige Prozessoptimierung
- Leistungsstarke Analyse- und Simulationswerkzeuge
- Unterstützung für Automatisierung und Transformation
Nachteile:
- Höhere Kosten im Vergleich zu BPMN-Tools ohne ERP-Fokus
- Komplexität für kleinere Unternehmen, insbesondere ohne dediziertes IT- oder Prozessmanagement-Team
Einsatzgebiet:
- Ideal für mittelständische und große Unternehmen, die komplexe Prozesse in einer SAP-Umgebung steuern und transformieren möchten – besonders für SAP-Kunden, die eine ERP-Transformation begleiten, Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen sowie Organisationen mit Fokus auf Prozessautomatisierung.
Prozessmanagement Tools für echten Mehrwert
Wichtig bei der Nutzung eines Prozessmanagement Tools ist, dass es nicht nur Prozesse abbildet, sondern echten Mehrwert schafft – indem es zur Optimierung und bestenfalls Automatisierung von Prozessen genutzt wird.
Gerne helfen wir Ihnen bei der Optimierung Ihres Prozessmanagements sowie der Wahl und Integration des richtigen Prozessmanagement Tools, das zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung!
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