Was ist Programm Management? (Definition & Erklärung)
Programm Management ist die koordinierte Steuerung und Überwachung mehrerer miteinander verbundener Projekte, die gemeinsam dazu beitragen, strategische Unternehmensziele zu erreichen. Der Fokus hierbei liegt darauf, die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Projekten zu optimieren und den Gesamtumsetzungserfolg abzusichern. Das Programm Management umfasst die ganzheitliche Steuerung und Optimierung von Ressourcen, Zeitplänen und Ergebnissen über verschiedene Geschäftsbereiche, Abteilungen und Projektteams hinweg. So wird langfristiger Mehrwert für das Unternehmen geschaffen.
Projektmanagement vs. Programm Management
Projektmanagement konzentriert sich auf die erfolgreiche Umsetzung einzelner Projekte. Programm Management hingegen fokussiert sich darauf, dass alle Projekte auf die übergeordneten Digital- & IT-Ziele ausgerichtet sind, dass diese frist- und budgetgerecht bearbeitet werden und dass Veränderungen im Laufe der Zeit, die Auswirkungen auf das Programm haben, berücksichtigt werden und in die weitere Programmgestaltung einfließen.
Während ein Projekt oft einen klaren Anfang und ein Ende hat, läuft ein Programm über einen längeren Zeitraum und muss an veränderte Umstände angepasst werden, um den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
Das Umsetzungsprogramm einer mesakumo Digital- & IT-Strategie dauert in der Regel 24-36 Monate und umfasst üblicherweise zwischen 10 und 25 Projekten.
Zentrale Elemente des Programm Management
Um komplexe Programme, wie die Umsetzung einer Digital- und IT-Strategie, erfolgreich zu leiten, braucht es eine ganzheitliche Herangehensweise.
Die Grundbausteine des Programm Managements schaffen den Rahmen für eine strukturierte und effektive Umsetzung. Sie stellen sicher, dass das Programm unter Kontrolle bleibt, strategisch ausgerichtet ist, effizient abläuft und alle Beteiligten einbezogen werden – nur so kann die Digitale Transformation gelingen.
Im Folgenden werden die zentralen Elemente des Programm Managements detailliert beschrieben.
Gesamtprogrammleitung
Die Aufgabe der Gesamtprogrammleitung ist es, regelmäßig an Sponsor:innen zu berichten und Einblick in den Fortschritt und die Performance des Programms zu geben, was für die strategische Steuerung unerlässlich ist. Durch die Eskalation kritischer Probleme können Sponsor:innen zeitnah eingreifen und Risiken minimieren. Typischerweise setzen die Sponsor:innen einer Digital- & IT-Strategie sich zusammen aus einem oder mehreren Vertretern und Vertreterinnen aus der Geschäftsführung, den IT- bzw. Digital-Verantwortlichen sowie für die Umsetzung relevanten Schlüsselpersonen. Die Abstimmung mit den Sponsor:innen findet im Rahmen regelmäßiger Strategie Steuerkreis Sitzungen statt, in der Regel alle 2-3 Monate.
Multiprojekt Management
Ein wesentlicher Aspekt des Programm Managements ist das Multiprojekt Management. Dabei werden Ressourcen effizient zwischen den verschiedenen Digital- & IT-Projekten verteilt. Darüber hinaus werden Synergien zwischen den Projekten genutzt aber auch Abhängigkeiten zwischen den Projekten identifiziert und gesteuert.
Lieferanten Management
Für die erfolgreiche Umsetzung einer neue Digital- oder IT-Strategie ist es essenziell, geeignete Partner zu finden, die nicht nur technische Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristig verlässlich sind und strategisch zur Ausrichtung des Programms passen. Neben der Suche von passenden externen Lieferanten ist auch deren kontinuierliche Steuerung ein wichtiger Bestandteil des Programm Managements, um Lieferqualität, Kostenkontrolle und pünktliche Projektergebnisse sicherzustellen.
Qualitätssicherung
Die laufenden Projekte und deren Ergebnisse müssen stetig mit den jeweiligen Projektzielen sowie übergeordneten Meilensteinen der digitalen Transformation abgeglichen werden. Der Fortschritt muss im Einklang mit der Gesamtstrategie stehen. Eine zentrale Programmkoordination stellt daher sicher, dass die Roadmap wie geplant abgearbeitet wird und Abweichungen bei Inhalten, Zielen, Zeit und Budget rechtzeitig erkannt und korrigiert werden können. Um die Qualität einzelner Projekten sichern zu können, muss selbstverständlich auch deren Projektleitungskompetenz und -kapazität regelmäßig geprüft werden.
Begleitende Kommunikation
Offene und regelmäßige Kommunikation mit allen Stakeholdern ist die Basis, um das Erreichen der Programm- und Digitalziele sicherzustellen, Missverständnisse und Konflikte frühzeitig zu vermieden sowie Probleme und Risiken rechtzeitig zu identifizieren. Hier setzt Change Management an als Teil des Programm Managements.
Befähigung der Mitarbeitenden
Für eine erfolgreiche Umsetzung der Digital- & IT-Strategie ist es wichtig, dass alle Mitarbeitende die nötigen digitalen Fähigkeiten aufbauen. Gleichzeitig müssen neue Mitarbeitende mit den nötigen Fähigkeiten ins Team integriert werden. Beim Onboarding werden neuen Mitarbeitenden die Ziele und Inhalte des Programms erklärt, sodass sie schnell zur Zielerreichung beitragen können.
Commitment des Top-Managements
Last but not least ist die aktive Rolle und das Commitment der Führungsebene eine Kernvoraussetzung, um das Programm zu stärken und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern. Dies kann beispielsweise in Form des erwähnten Lenkungskreises erfolgen, der regelmäßig tagt und aufkommende Probleme rasch löst.
Eigenschaften eines Programmmanagers
Ein erfolgreicher Programmmanager bzw. eine erfolgreiche Programmmanagerin ist der Schlüssel zur Umsetzung komplexer Digital- und IT-Strategien. Neben der inhaltlichen Verantwortung für die oben genannten Kernaufgaben bringt er oder sie wesentliche persönliche und fachliche Eigenschaften mit, die für den Erfolg der digitalen Transformation entscheidend sind.
Zu den wichtigsten Eigenschaften zählen:
Strategisches Denken
Ein guter Programmmanager versteht es, die übergeordneten Unternehmensziele mit den operativen Projekten zu verknüpfen und die digitale Transformation gezielt voranzutreiben.
Leadership-Kompetenz
Ein effektiver Programmmanager inspiriert und motiviert Teams, selbst in schwierigen Situationen den Fokus zu behalten, und sorgt für eine positive, lösungsorientierte Arbeitskultur.
Flexibilität und Resilienz
Da die digitale Transformation dynamisch und von ständigen Veränderungen geprägt ist, muss ein Programmmanager flexibel auf neue Herausforderungen reagieren und auch unter Druck handlungsfähig bleiben.
Kommunikationsstärke
Die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte klar an Geschäftsführung, Projektteams, Lieferanten und weitere Stakeholder zu vermitteln, ist fundamental. Eine offene, transparente du regelmäßige Kommunikation fördert Vertrauen und Zusammenarbeit.
Analytische Fähigkeiten
Die Fähigkeit, Daten und Informationen zu bewerten, Risiken zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, ist gerade in der digitalen Transformation unerlässlich.
Erfahrung in Veränderungsmanagement
Neben technischem Wissen benötigt ein Programm Manager ein tiefes Verständnis für Prozesse des Change-Managements – als wichtiger Bestandteil des Programm Managements.
Neben diesen Eigenschaften sollte ein erfahrener Programmmanager mit der methodischen Begleitung digitaler Transformationsprogramme vertraut sein und fachliche sowie operative Expertise ins Programm einbringen können.
Häufige Fehler im Programm Management
Im Programm Management treten häufig vermeidbare Fehler auf, die den Erfolg und die Effizienz eines Programms erheblich beeinträchtigen können: Dann schaffen Projekte innerhalb des Programms die Zielerreichung nicht oder verstoßen deutlich gegen Zeitvorgaben bzw. Budgetlimits.
Die folgenden Punkte erläutern typische Fehler und deren Auswirkungen im Kontext des Programm Managements:
Projekte erzielen nicht das gewünschte Ergebnis
Die strategischen Ziele des Programms sind nicht klar genug formuliert oder nicht konsequent auf alle Projekte übertragen. Eine enge Überwachung und regelmäßige Abgleiche sind nötig, um Zielabweichungen frühzeitig zu korrigieren.
Projekte werden nicht in der angestrebten Zeit abgeschlossen
Verzögerungen entstehen zumeist durch fehlende oder mangelhafte Ressourcenplanung und Synchronisation zwischen den verschiedenen Projekten. Nicht zuletzt fehlt es viel zu häufig an einer dedizierten Projektleitung mit ausreichend Fähigkeiten und Kompetenz. Das Programm Management muss darauf achten, dass nicht zu viele Projekte gleichzeitig angegangen werden.
Projekte verbrauchen mehr Budget als geplant
Budgets werden überschritten, weil die Kostenkalkulation nicht vollständig war oder weil sich Scope und Rahmenbedingungen des Projekts ändern. Eine detaillierte Kostenaufstellung, striktes Monitoring und Budgetabgleiche bei Veränderungen durch das Programm Management sind nötig, um die Budgeteinhaltung bzw. rechtzeitige Anpassung -sofern gerechtfertigt- sicherzustellen.
Projektteams sind demotiviert, da Erfolge ausbleiben
Wenn Erfolge nicht spürbar sind, sinkt die Motivation der Teams. Das Programm Management sollte Erfolge anerkennen, die Arbeitsergebnisse regelmäßig kommunizieren und den Projekten ausreichend Unterstützung bieten. Es bietet sich an, die Perspektive der Anwender bzw. zukünftigen Kunden der Projektergebnisse einzunehmen. Denn manchmal sind wahrgenommene, kleine Erfolge im Projektteam in der Perspektive dieser Stakeholder bereits relevante Fortschritte.
Mangelnde Kommunikation mit den Stakeholdern
Unzureichende Kommunikation führt zu Missverständnissen, fehlender Transparenz und dem „gefühlten Versanden“ des Programms. Das Programm Management muss eine klare Kommunikationsstruktur etablieren, um den Informationsfluss zwischen Projekten und Stakeholdern sicherzustellen.
Zufriedene Kunden
IT-Sparringpartner bei Merz Lifecare
mesakumo unterstützt die Merz Lifecare als Sparringpartner bei verschiedenen IT-Themen. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem Exploration-Workshop im März 2023. Seitdem begleitet mesakumo die Umsetzung der Digital-Initiativen des gemeinsam erarbeiteten Zielbilds.
Umsetzung der Digital- & IT-Strategie bei RAMPF
Im Sommer 2021 hat mesakumo mit der Geschäftsleitung bei RAMPF die Strategie für die Digitalisierung und IT-Modernisierung erarbeitet inklusive Umsetzungsprogramm und -begleitung.
Wie wir Sie im Programm Management unterstützen können
Gerne übernehmen wir die Rolle des Programmmanagers oder unterstützen Ihren internen Programmmanager als Sparringpartner.
Das Team von mesakumo hat zusammen über 150 Jahre relevante Praxiserfahrung in der digitalen Unternehmenstransformation aus dem Mittelstand. Wir stellen sicher, dass Ihr Transformationsprogramm erfolgreich umgesetzt wird, und befähigen relevante Mitarbeitende in Ihrem Team.
Unsere Unterstützung:
- Methodische und fachliche Begleitung
- kontinuierliche Planung, Steuerung und Eskalation des Multiprojekt-Programms
- Fachliches Sparring auf Augenhöhe mit den Mitarbeitenden der IT und Fachabteilung
- Kommunikative Begleitung des Programms inkl. Change-Management
- Vorbereitung und Durchführung von Lenkungskreisen mit dem Management / Steuerkreis
Sprechen Sie uns an
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