Bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Büro und der Produktion bei Rampf, Erleichterung der Kommunikation und Unterstützung des Informations- und Erfahrungsaustauschs

Die Einführung eines unternehmensweiten Intranets führt zu einem besseren Informationsfluss im Unternehmen und fördert den Austausch zwischen den Mitarbeiten. Auch Non-Desk Worker, ohne firmeninterne E-Mail-Adresse, können erreicht werden.

  • Zentralisierte und einheitliche Kommunikation des Managements direkt zu allen Mitarbeitenden
  • Durch Kommunikation und Austausch im Social Stream wird mehr Information geteilt. Jede:r Mitarbeiter:in hat die Möglichkeit an die Information zu gelangen. Dies schafft Transparenz, baut Silos ab und fördert langfristig das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.
  • Ersatz von schwarzen Brettern
  • Bessere Absprache innerhalb der Abteilungen, auch schichtübergreifend: führt zur Ablösung von WhatsApp-Gruppen
  • Zugang zu wichtigen Dokumenten auch für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz bzw. ohne firmeninterne E-Mail-Adresse
  • Unterstützung von einfachen Prozessen und Workflows, z.B. Bestellung von Sicherheitsschuhen, Einrichtung einer Gebrauchtbörse, Durchführung von Umfragen
  • Weitere Möglichkeiten: peer-to-peer Kommunikation, sozialer Feed, zentrales Wissensmanagement (weiterer Ausbau folgt)
  • Bescheinigungsanfrage vom Mitarbeiter:in an die Personalabteilung direkt über die Chatfunktion und somit auch Rücksendung der Bescheinigungen aus der Personalabteilung an die Mitarbeiter:innen
  • Übermittlung von persönlichen Dokumenten, z.B. AU-Bescheinigung, Krankenkassenwechsel, Änderung der persönlichen Daten…

Details

Ausgangssituation

Top-Down Kommunikation der Führungskräfte zu allen Mitarbeitenden, sowie der Mitarbeitenden untereinander und das Teilen unternehmensweiter Informationen nicht unkompliziert und damit für alle Mitarbeitende in gleicher Weise möglich. Absprachen in der Produktion, wie z.B. bei Schichttausch, Informationen zu Krankheitsfällen etc. erfolgte durch private WhatsApp Gruppen. Informationen der Geschäftsleitung und wichtige Dokumente, wie z. B. zur Arbeitssicherheit wurden über das schwarze Brett geteilt. Viele analoge und komplizierte Workflows und Prozesse.

Lösungsansatz

Technisch wurde die Herausforderung folgendermaßen gelöst:

  • Auswahl von Beekeeper als Intranet Anbieter, das sowohl eine Desktop-Version, als auch eine mobile Version anbietet
  • Integrierung einfacher Workflows, zur Automatisierung erster Prozesse
  • Hochladen wichtiger Dokumente in die interne Dokumentenbibliothek

Organisatorisch und bezogen auf die Mitarbeiter wurden zusätzliche Maßnahmen ergriffen, um die zielgerichtete Nutzung der Technologie sicher zu stellen:

  • Mehrere Workshops mit Beekeeper zum Kennenlernen der Intranet-Funktionalitäten und Umsetzung erster Inhalte
  • Schulung von Key Usern (Champions), welche beim Rollout unterstützen und für Akzeptanz der Software beitragen
  • GoLive Event
  • Regelmäßige „offizielle“ Postings, sowohl die Möglichkeit, dass alle Mitarbeitende Inhalte teilen können
  • Kommunikation wichtiger, firmenübergreifender Themen in einem eigenen Stream

Dauer des Projekts: 3 Monate

Ergebnis und Nutzen

Nach Abschluss des Projekts erfolgt die firmeninterne Kommunikation primär über das Intranet. Mitarbeitende aller Fachbereiche, unabhängig davon, ob sie im Büro oder der Produktion arbeiten, erhalten dadurch Zugang zu allen wichtigen, Informationen. Der Austausch zwischen den Mitarbeitenden wird stark erleichtert, zum einen durch die Nutzung interner Chatgruppen im Intranet. Zum anderen durch die Möglichkeit in Streams Inhalte, Informationen und Dokumente zu teilen.

Die Erreichbarkeit der Personalabteilung ist für Mitarbeitende ohne firmeneigener E-Mail Account um vieles vereinfacht worden. Im Schnitt bekommt die Personalabteilung von Mitarbeitenden täglich 6 Chats mit Anfragen über Beekeeper. Diese Anfragen können daher besser und schneller und zum passenden Zeitpunkt abgearbeitet werden.

Außerdem können Prozesse durch das Intranet optimiert und automatisiert werden, beispielsweise die Bestellung von Arbeitsmitteln

Die Funktionalitäten können mit der Zeit kontinuierlich erweitert und angepasst werden. Das Intranet lebt vor allem durch die Interaktion aller Mitarbeitenden.

Über RAMPF

RAMPF zählt seit Jahrzehnten zu den weltweit führenden Produzenten von Stahlformen für die Betonsteinindustrie. Ob Pflastersteine, Bodenplatten, Mauersteine, Bordsteine, Ökopflastersteine oder Steinelemente für die Gartengestaltung – RAMPF entwickelt und baut nach individuellen Kundenanforderungen die passende Form. RAMPF ist eine international agierende Unternehmensgruppe mit Standorten in den USA, in Frankreich, Polen und Ungarn. Weltweit beschäftigt Rampf etwa 550 Mitarbeiter, davon etwa 220 am Firmensitz in Allmendingen.

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