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Digital- und IT-Strategie für Mittelständler RAMPF Formen GmbH entwickelt und erfolgreich auf die Straße gebracht
Im Sommer 2021 haben wir über 8 Wochen mit der Geschäftsleitung der RAMPF Formen GmbH die Strategie für die Digitalisierung und IT-Modernisierung des mittelständischen Formenherstellers mit ca. 500 Mitarbeiter:innen erarbeitet.
Die Kunst liegt aber nicht im Konzept, sondern in der Umsetzung. Daher haben wir uns sehr gefreut, als wir anschließend auch die Umsetzungsqualität sicherstellen und das IT-Modernisierungsprogramm mit Sparring und Multiprojekt Management begleiten durften. In dieser Zeit haben wir 22 Initiativen umgesetzt, große Schritte nach vorn gemacht und gemeinsam die RAMPF IT in Ausrichtung und Organisation weiterentwickelt. „Mission accomplished“:
- Drei spezifische Ziele der Digitalisierung und IT-Modernisierung für RAMPF herausgearbeitet
- Zugehöriges Umsetzungsprogramm erarbeitet, inkl. Ziel IT-Architektur, Roadmap, Ziel-Organisation und Rollen, Projektsteckbriefen und Budget
- Erfolgreiche Umsetzungsbegleitung über 22 sehr breit angelegter Einzelprojekte, darunter: Selektion und Einführung einer neuen Intranet Plattform, Implementierung einer Datensammelstelle und Business Reporting mit PowerBI, sowie Verbesserung der IT-Operations mit sicherheitskritischen Themen wie z.B. einem Recovery-Konzept
- Befähigung, Training und kommunikative Begleitung der bestehenden IT-Mannschaft sowie Weiterentwicklung von Organisation und Ausrichtung
- Kontinuierliches Sparring und enge Abstimmung zu allen harten und weichen Themen der IT-Strategieumsetzung mit RAMPF CFO als interner Verantwortlichen
Ausgangssituation
RAMPF ist ein typischer, schwäbischer hidden champion; operativ sehr erfolgreich und mit marktführender Position im weltweiten Formenbau. Aber das Management Team war sich bewusst, dass ihre IT noch nicht auf demselben Niveau ist: IT-Modernisierung und Digitale Transformation waren ausbaufähig. Um diese wichtige Aufgabe für die Zukunft anzugehen, wurde ein gemeinsames 8-wöchiges Projekt von RAMPF und mesakumo zur Erarbeitung einer Digital- und IT-Strategie durchgeführt.
Das Projektziel: Einen umsetzbaren und konkreten Plan für die umfassende IT-Modernisierung sowie die ersten Digitalschritte des erfolgreichen Mittelständlers erarbeiten. Schlüssel dafür war, das bestehende Geschäftsmodell und die strategischen Ziele des Formenherstellers zu verstehen und in IT-Projekte, Technologien, Systeme und Organisation zu übersetzen.
Fabian Kohlbecker, RAMPF CEO: „Uns war klar, dass wir für die Zukunftsfähigkeit von RAMPF in Sachen IT und Digitalisierung großen Nachholbedarf haben. Und da wollten wir einen Partner an Bord, der uns pragmatisch und konkret hilft, diese Lücke zu schließen. Diese Hoffnung hat sich mit mesakumo mehr als bestätigt.“
Lösungsansatz
In den ersten beiden Wochen des Projekts führten wir Interviews und Gespräche mit Ansprechpartnern aus verschiedenen Teilen der Organisation. Dies war nötig, um das heutige Geschäft, bestehende IT-Herausforderungen und zukünftige digitale Anforderungen zu verstehen und strukturiert aufzunehmen.
Auf dieser Basis konnten wir in den folgenden 6 Wochen konkrete und umsetzungsorientierte Hypothesen zu den inhaltlichen Eckpunkten und Leitplanken der Digital- und IT-Strategie ausarbeiten. Diese haben wir mit dem RAMPF Management in mehreren Workshops diskutiert, verfeinert, priorisiert und entschieden. Dabei wurden drei Ziele der Digital- und IT-Strategie von RAMPF erarbeitet:
- Ziel 1: Höhere Effizienz durch Prozessverbesserungen
- Ziel 2: Erhöhte Betriebssicherheit
- Ziel 3: Aufbau einer zentralen Business IT
Wichtig war hierbei, es nicht bei Themenbereichen und Überschriften zu belassen, sondern die Strategie in konkrete Bausteine und diese wiederum in greifbare Projekte mit klaren Steckbriefen zu übersetzen. Dazu gehörte ebenso, die zukünftige IT-Architektur und IT- sowie Prozess-Organisation festzulegen und in Rollenprofile zu übersetzen. Für das resultierende Gesamtprogramm mit insgesamt über 30 einzelnen Initiativen wurde weiterhin eine Kostenschätzung aller Bausteine erarbeitet und der internen Nutzenabschätzung in Form einer Kosten-Nutzen-Validierung gegenübergestellt.
Ergebnis und Nutzen
Unser Verständnis von „mittelstandsgerecht“ – die Strategie war kein theoretisches Konstrukt, sondern beinhaltete alle Bausteine, die zur erfolgreichen Umsetzung nötig sind: Ein sehr konkreter Masterplan für die Weiterentwicklung der IT mit Technologie, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet ist und nicht zum Selbstzweck eingeführt wird.
Nach Abschluss des Projekts hat RAMPF sofort mit Kommunikation und Umsetzung der Strategie begonnen. Und auch diese durften wir begleiten. Für insgesamt 22 der definierten 38 Einzelprojekte haben wir über 2 Jahre in mehreren Phasen das Multiprojektmanagement übernommen. Dazu haben Projekte gehört wie:
Ziel 1: Höhere Effizienz der IT durch Prozessverbesserungen
Stärkung der Kollaboration durch den Roll-out von Microsoft Teams
Auf 180 PC-Arbeitsplätzen
Stabilisierung von „Legacy“ Applikationen
Reduktion von potentiellen Ausfallzeiten in Kern-Prozessen um 80 %
Entwicklung und Etablierung von Low-Code Anwendungen
Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit um bis zu 60 %
Ziel 2: Erhöhte IT Betriebssicherheit
Optimierung der WAN-Anbindung am Hauptsitz zur Befähigung der „Cloud-Journey“
2 Leitungen bei 10-facher Geschwindigkeit
Re-Design und Modernisierung der WLAN-Infrastruktur als Basis für papierlose Prozesse in Produktion und Verwaltung
20.000 qm Firmengelände ausgeleuchtet
Konzeption und Durchführung eines kontinuierlichen Updateprozesses aller Hard- und Softwarekomponenten in regelmäßigen Abstand
85 % der Systeme im Updatezyklus
Ziel 3: Aufbau einer zentralen Business IT
Einführung einer neuen App-basierten Intranet Plattform für alle (einschl. Mitarbeiter:innen ohne PC-Zugang)
91% der Belegschaft sind mind. 1x pro Woche online
Konzeption und Einführung von Business Intelligence (Rollen, Prozesse, Standards und IT Systeme)
Bis dato 13 Berichte in Nutzung mit insgesamt 48 Berichtsseiten
Zentralisierung des ERP Change Request Prozesses in der IT
Bis dato 39 verwaltete ERP Change Requests
Neben den Projekten war ebenso sicherzustellen, dass die interne Organisation sich mit entwickelt. Daher haben wir parallel viele Befähigungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen umgesetzt, wie z.B.:
- Erarbeitung eines Grundlagenpapiers zur zukünftigen Ausrichtung und Arbeitsweise der IT als Business Partner inkl. Rollendefinition der Mitarbeitenden (Ziel 3),
- Befähigung der RAMPF Mitarbeitenden im Bereich ERP, Business Intelligence, der Anwendung der Microsoft Power Plattform, sowie im Bereich Cloud Technologie und IT-Sicherheit (Ziel 3) durch Training und Rollenschärfung,
- Change Management Maßnahmen zur Begleitung der organisatorischen Veränderungen (Ziel 3).
Warum diese Befähigungsmaßnahmen wichtig waren? Weil wir von Anfang an das Ziel hatten, die Programmumsetzung an die internen RAMPF Mitarbeitenden zu übertragen.
Martina Wanner, RAMPF CFO und Projektverantwortliche beschreibt die gemeinsame Arbeit so: „Mich hat an der Zusammenarbeit mit mesakumo von Anfang an überzeugt, dass sie einfach wissen, worüber sie reden, weil sie es selbst schon mal gemacht haben. Das macht einfach Spaß. Und über die gesamten 2 Jahre hatten wir einen sehr engen Austausch und guten Draht, so dass wir auch die Herausforderungen und Unwägbarkeiten, die es in einem solchen Programm immer gibt, sehr gut umschiffen und lösen konnten“.
Über RAMPF Formen GmbH
RAMPF zählt seit Jahrzehnten zu den weltweit führenden Herstellern von Stahlformen für die Betonsteinindustrie. Ob Pflastersteine, Bodenplatten, Mauersteine, Bordsteine, Ökopflastersteine oder Steinelemente für die Gartengestaltung – RAMPF entwickelt und baut die passende Form für jeden Stein. Getreu dem Unternehmensslogan: Ihr Stein – unsere Form! Als international agierende Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Deutschland hat RAMPF auch Standorte in den USA, Frankreich, Polen und Ungarn. Weltweit beschäftigt die Gruppe etwa 500 Mitarbeiter, davon mehr als 220 am Firmensitz in Allmendingen.
KUNDE:
JAHR:
2021-2023
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