Kostensenkung bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung im IT-Service

Die doppelte Verbesserung war möglich durch die Zentralisierung und Auslagerung des IT-Services aller 220 PERI Standorte bei gleichzeitiger Einführung von Hardware-Leasing (PERI Gruppe).

Details

Ausgangssituation

Das stetige weltweite Wachstum der PERI Gruppe in Kombination mit stark dezentraler IT-Beschaffung und wenig zentralen Normenvorgaben bei Laptops, PCs und Druckern führte über die Jahre zu einem Portfolio von über 200 verschiedene Druckertypen und mehr als 100 verschiedenen Laptops. Da Ersatzbeschaffungen erst ausgelöst wurden, wenn das bestehende Gerät nicht mehr funktionierte, kam es weiterhin zu erheblichen unproduktiven Zeiten durch veraltete, langsame oder nicht mehr funktionierende Hardware.

Der zugehörige IT-Service wurde erbracht durch eine eigene Betriebsmannschaft, ergänzt um kleinere Vor-Ort Serviceanbieter. Diese Kombination war nicht skalierbar, führte zu Wartezeiten und die Qualität des Service wurde durch die PERI MitarbeiterInnen als stark schwankend bewertet.

Lösungsansatz

Um die Qualität des IT-Service insgesamt zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren, wurde der IT-Service bei PERI in einem umfassenden Projekt neu aufgesetzt. Die inhaltlichen Eckpunkte des neuen Ansatzes sind:

  • Weltweite Standardisierung der Hardware auf einen Warenkorb und standardisierter Tausch nach 3 Jahren (Lifecycle Management),
  • Verkauf der bestehenden PCs und Laptop an einen leistungsfähigen Leasing Anbieter und Tausch gegen aktuelle Hardware, was zu einem einmaligen Cash Effekt von durchschnittlich ca. 500 EUR pro Arbeitsplatz führte,
  • Minderung der einhergehenden Leasingkosten durch Wechsel auf ein Service Leasing Modell,
  • Analoge Umsetzung des Leasing Konzepts für Drucker,
  • Deutliche Reduktion der Servicekosten durch Standardisierung, Zentralisierung und Auslagerung der IT-Services an einen großen internationalen IT-Service Anbieter; vorausgegangen war die Dokumentation von IT-Service Prozessen und die Einführung von IT-Service Standards (ITIL),
  • Entsprechende Anpassung der eigenen IT-Service Organisation bei Kapazitäten bzw. Neuausrichtung auf andere, wertstiftendere Tätigkeiten.

Ergebnis und Nutzen

Mit Abschluss des Projekts nahm die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter aus zwei Gründen deutlich zu:

  • Sie arbeiten kontinuierlich mit aktueller, leistungsadäquater Hardware,
  • Die Qualität im IT-Service hat zugenommen. Die gemessene Zufriedenheit der Mitarbeiter liegt kontinuierlich über den Werten vor dem Projekt.

Zusätzlich konnten die jährlichen IT-Betriebskosten für Endgeräte um 20% gesenkt werden und schnelles Wachsen oder Schrumpfen mit der einhergehenden Veränderung bei Endgeräten ist aufgrund des Leasingmodells nun jederzeit möglich.

Über PERI

Mit einem Umsatz von € 1.503 Mio. im Jahr 2020 ist PERI international einer der größten Hersteller und Anbieter von Schalungs- und Gerüstsystemen. Seit der Gründung im Jahr 1969 steuert die PERI Zentrale in Weißenhorn das weltweit operierende Familienunternehmen. 2020 erzielte PERI einen Umsatz von 1,5 Mrd. EUR mit 9.400 Mitarbeitern in über 60 Tochtergesellschaften.

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