Wer Projekte steuern will, braucht Übersicht

Die Umsetzung der Strategieprojekte ist für die NETZSCH IT-Teams eine Kernaufgabe. Erfolgreich steuern lassen sich Projekte aber nur, wenn Projektarbeit und Tagesgeschäft gemeinsam betrachtet und geplant werden. Die Aufgabe ist daher der Roll-out eines Projektportfoliomanagement in der zentralen IT, für die IT-Fachkräfte aller drei Geschäftsbereiche und an allen großen Auslandsstandorten innerhalb von vier Monaten.

Das Ziel: Jedes Projekt und die benötigten Ressourcen müssen im Voraus geplant werden: „Kaum ein Business Projekt lässt sich heutzutage noch ohne IT-Ressourcen durchführen. mesakumo hat uns geholfen, ein IT–Demand– und Projektportfoliomanagement aufzubauen. Dies ermöglicht uns,  Ressourcen noch zielführender einzusetzen und Projekte nun stets termingerecht, budgetgerecht und in guter Qualität abliefern.“ betont Jens Heidkötter, Geschäftsführer NETZSCH Pumpen & Systeme GmbH.  

Zu Beginn verschafft sich das Projektteam einen Überblick über die aktuelle Methode zur Projektplanung und Priorisierung. Auf Basis dieses Reviews werden Herausforderungen erörtert und eine standardisierte Lösung für das Projektportfoliomanagement der gesamte NETZSCH Gruppe erarbeitet. Der anschließende gruppenweite Roll-out basiert auf einem hochstandardisierten Prozessablauf, um einen parallelisierten Roll-out in sechs weltweiten IT-Teams der NETZSCH Gruppe zu ermöglichen: Ist-Aufnahme aller laufenden Projekte und des aktuellen Prozesses, Ableitung notwendiger Prozessanpassungen, Aufsetzen der neuen Projektklassifizierung und Einführung und Schulung des neuen Toolings für Projektportfoliomanagement.

Ein wichtiges Thema ist außerdem die Kommunikation zu den anderen IT-Teams und an die jeweiligen Fachbereiche. In jedem Team wird dafür eine einheitliche „Sprache“ zum Projektportfolio-Management etabliert, so dass Statusberichte und Sichten auf Projektlisten gruppenübergreifend nutzbar sind.

Die finalen Daten und Informationen zu allen laufenden Projekten werden anschließend in das Projektportfolio-Tool übernommen. Die dadurch entstandene Übersicht aller Projekte der Gruppe ermöglicht dem Management und den Projektleitern eine einfachere Planung. Mittels einheitlichem Projektstatus ist schnell erkenntlich, welche Projekte nach Plan verlaufen, welche nicht, und welche Anfragen für neue Projekte vorliegen. Zudem werden bereichsübergreifende Synergien gehoben, Projekte werden nicht doppelt bearbeitet.

Im nächsten Projektabschnitt übernimmt das Projektteam die Schulung der betroffenen Führungskräfte und Mitarbeitenden mit anschließender „Hypercare-Phase“ mit regelmäßigen Terminen für Fragen zur Umsetzung des Portfoliomanagements und der Nutzung des Projektportfolio-Tools.  

Durch projektbegleitendes Change Management werden alle Beteiligten mitgenommen und durch das Projekt geführt. Kommunikationsmaßnahmen durch das Top Management stellen die Relevanz des Themas sicher. Das Intranet dient als zentrale Anlaufstelle für Interessierte und der Aufbau einer Experten-Community führt zum internationalen Austausch von Best Practices.

Nachdem der Überblick über die laufenden Digitalisierungsinitiativen steht, ist das nächste Ziel, eine sinnvolle Priorisierung neuer Maßnahmen und Projekte vornehmen zu können, wie Paul Netzsch, Mitglied der Geschäftsführung NETZSCH Gruppe, betont: „Geplante IT-Initiativen müssen auf die Strategie der Gruppe einzahlen und die Priorisierung der Initiativen muss aus dem Business kommen. So sind wir nah am Markt und an den Anforderungen unserer Kunden. Dies muss der Maßstab unseres Handelns sein.“ 

Um dieses Ziel zu erreichen, wird das gemeinsame Projektteam von mesakumo und NETZSCH im nächsten Schritt gemeinsam am Roll-out des NETZSCH Standard-Prozesses für das IT Demand Management arbeiten. Der standardisierte Prozess zur Bewertung und Priorisierung von Projektideen ist komplementär zum Projektportfoliomanagement. Jede neue Idee wird auf Passgenauigkeit zur gruppenweite IT- und Business-Strategie überprüft und unter Berücksichtigung der aktuell laufenden und bereits geplanten Projekte priorisiert. Projekte, die den IT Demand Prozess erfolgreich durchlaufen, landen im Projekt-Backlog und bilden so den Arbeitsvorrat für die IT-Teams.

Beide Bausteine in Kombination – Projektportfoliomanagement und IT Demand Management – stellen sicher, dass die IT-Strategie ihre volle Wirksamkeit entfalten kann.

Die NETZSCH-Gruppe ist ein inhabergeführtes, international tätiges Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Deutschland. Die Geschäftsbereiche Analysieren & Prüfen, Mahlen & Dispergieren sowie Pumpen & Systeme stehen für individuelle Lösungen auf höchstem Niveau. Mehr als 3.700 Mitarbeiter in 36 Ländern und ein weltweites Vertriebs- und Servicenetz gewährleisten Kundennähe und kompetenten Service.