Checkliste

Die Entscheidung ist gefallen: Copilot, der KI-Assistent von Microsoft, soll auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten. Lizenz kaufen und loslegen, so einfach ist es im Unternehmenskontext leider nicht. Von Berechtigungen über Datenschutz und technische Konfiguration bis hin zu wertschöpfenden Anwendungsfällen sind einige Entscheidungen zu treffen.  

Für die Einführung von Copilot empfehlen wir – wie bei jeder neuen Technologie – zunächst durchgehend zu testen. Starten Sie mit einer Pilotphase von vier bis sechs Wochen. So evaluieren Sie, ob der KI-Assistent tatsächlich einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringt. Zudem prüfen Sie im kleinen Rahmen Regelwerke und Anwendungsfälle und können die gewonnenen Erkenntnisse in den möglichen unternehmensweiten Rollout einfließen lassen. 

Damit Sie alle wichtigen Vorkehrungen für die Einführung des Copilot in Ihrem Unternehmen treffen, haben wir folgende Checkliste für die Pilotphase vorbereitet:  

1) Die Bestandteile der Pilotphase 

  • Stellen Sie ein Pilotteam zusammen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen. So kann die vielseitige Anwendung und Nutzung von Copilot umfassend bewertet werden. Starten Sie einen unternehmensweiten Aufruf und finden Sie circa 20 Personen, die Interesse haben, Copilot auszuprobieren.
    Tipp: Für den späteren Roll-out ist das Commitment des Managements ein wichtiger Erfolgsfaktor. Daher empfehlen wir, schon im Pilotteam ein bis zwei Vertreter:innen aus dem Top Management einzubinden.
     
  • Identifizieren Sie relevante Use Cases für verschiedene Anwendungsbereiche, in denen Copilot unterstützen kann. Copilot kombiniert Ihre internen Daten aus Dokumenten, Chats und E-Mails mit der Leistungsfähigkeit großer KI-Sprachmodelle. Wählen Sie Aufgaben und Herausforderungen, die Sie im Alltag viel Zeit kosten. Lassen Sie sich Zusammenfassungen schreiben, Grafiken und Bilder erstellen und verbessern Sie die Qualität von Briefen, Erläuterungstexten oder Protokollen durch Textoptimierung. 
    Tipp
    : Für die Pilotphase eignen sich Use Cases, die ein hohes Potenzial für Effizienzsteigerungen zeigen und gleichzeitig repräsentativ für typische Arbeitsabläufe sind. Zum Beispiel kann der Copilot für Sie lange E-Mail-Threads zusammenfassen, Protokolle von Video Konferenzen in Teams anfertigen, Ihre Texte und Ideen in PowerPoint-Präsentationen umwandeln oder Ihre Excel-Tabellen analysieren.
     
  • Legen Sie quantitative und qualitative Ziele für Ihre Use Cases fest, um den Erfolg der Pilotphase genau messen zu können. 

2) Die Technische Vorbereitung 

  • Überprüfen Sie ihre Microsoft Lizenzen, um sicherzustellen, dass alle Nutzungsrechte und -bedingungen für den Einsatz von Copilot erfüllt sind. Für den Kauf und die Nutzung von Copilot ist eine Microsoft 365 Business Standard- oder eine Microsoft 365 Business Premium-Lizenz erforderlich. 
  • Stellen sie sicher, dass nur autorisierte Nutzerinnen und Nutzer unter Berücksichtigung der Sicherheits- und Datenschutzanforderungen Zugang zu Copilot haben. Dabei unterstützt Copilot, denn es werden nur Daten verarbeitet, für die der Benutzer oder die Benutzerin auch Leserechte hat. Zum zusätzlichen Schutz der Daten gibt es Plugins wie Microsoft Purview, das mit Hilfe von Sensitivitätslabels Daten kennzeichnet und damit vor unbefugter Nutzung schützt.
     
  • Ziehen Sie Tools zur Identifizierung sensibler Daten in Betracht, um den Zugang zu Copilot entsprechend zu regeln und Compliance-Standards einzuhalten. 
    Tipp: Beginnen Sie bereits während der Pilotphase mit dem Aufbau Ihrer Copilot Governance. So vermeiden Sie, dass sich der unternehmensweite Rollout nach der Pilotphase verzögert, weil das Regelwerk noch nicht steht. 
Was ist Copilot?

Copilot ist ein KI-Assistent, der beim Zusammenfassen von Dokumenten und Webseiten hilft, Fragen im Chat beantwortet und Bilder erstellt.

Für Unternehmen ist Copilot für Microsoft 365 interessant: Eine spezielle Version von Copilot, die nahtlos in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist und KI-basierte Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und anderen Büroaufgaben bietet, um die Gesamtproduktivität in einer vertrauten Arbeitsumgebung zu steigern.

Wer es individueller mag, nutzt Copilot Studio: eine erweiterte Version von Copilot mit ausgefeilten Tools und Funktionen, die speziell für professionelle Entwicklungsumgebungen entwickelt wurden und eine effizientere Programmierung und Projektverwaltung ermöglichen.

3) Kommunikation und Training 

  • Die fortlaufende Kommunikation über Ziele, Fortschritte und Herausforderungen der Copilot-Einführung hilft dabei, Erwartungen zu steuern und die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu fördern. Geben Sie regelmäßige Updates an das Management. Bei einer längeren Pilotphase empfehlen wir auch ein Update an die Belegschaft nach der Hälfte der Projektlaufzeit.
     
  • Vor dem Freischalten von Copilot sollten die User durch gezielte Trainingsmaßnahmen auf die Nutzung von Copilot vorbereitet und bei ersten Schritten unterstützt werden. Bilden Sie dafür am besten intern Experten und Expertinnen aus, die anderen für Rückfragen während der Pilotphase zur Verfügung stehen.
    Tipp: Nutzen Sie dafür auch die Trainings auf der Microsoft Trainingsplattform MS Learn. 
     
  • Bestimmen Sie einen „Copilot Champion“ und richten Sie Kanäle für regelmäßiges Feedback ein. Wir empfehlen einen Austausch im Pilotteam mindestens einmal pro Woche. Durch die gesammelten Erfahrungen kann die Nutzung von Copilot kontinuierlich verbessert werden. Zudem wird das gegenseitige Lernen und der Erfahrungsaustausch unter den Usern gefördert und der Copilot Champion kann bei auftretenden Problemen oder Fragen zur Nutzung von Copilot unterstützen. 

 

Am Ende der Pilotphase sollten die vorab festgelegten Ziele evaluiert werden, um eine standardisierte Vorgehensweise für den Rollout zu erstellen und einen reibungslosen Rollout in die Organisation zu ermöglichen.
Tipp: Begeisterte Testpersonen aus dem Pilotteam eignen sich besonders gut als Superuser für den Roll-out. 

Für eine individuelle Beratung zum Einführungsprozess von Copilot bei Ihnen im Unternehmen oder zur Erstellung der zugehörigen Governance sprechen Sie uns gerne an. 

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