Effiziente Nachverfolgung von todos aus Protokollen

Deutlich schnellere Umsetzung und kein Verlieren offener Punkte aus Protokollen mehr durch strukturierte Nachverfolgung mit Microsoft Planner.

Ausgangssituation

Die Situation ist in vielen Unternehmen sehr ähnlich: In einer Sitzung oder Besprechung werden wichtige Entscheidungen getroffen und Aufgaben zur Weiterbearbeitung definiert. Diese müssen möglichst zeitnah protokolliert, kommuniziert, ggf. delegiert und nachverfolgt werden. In der täglichen Realität…

  • dauert dieser Prozess mehrere Tage,
  • rutschen manche Aufgaben unbeabsichtigt durch und werden nicht weiterbearbeitet,
  • kommt die Nachverfolgung zu kurz – aus Zeitmangel oder weil andere Themen auf die Agenda drängen.

Im Ergebnis werden wichtige Aufgaben unnötig spät oder gar nicht erledigt und der Prozess der Kommunikation und Nachverfolgung ist ineffizient.

Lösungsansatz

Intelligent strukturierter Einsatz von Microsoft Teams und Planner, die in vorhandenen Microsoft O365 Lizenzen bereits enthalten sind. In Kombination mit einer kurzen Schulung kann der Ansatz sehr schnell umgesetzt werden.

Dauer der Umsetzung: 10 Tage

Ergebnis und Nutzen

Nach einigen Stunden Vorarbeit und ca. zwei Wochen Einüben wird in den obersten Führungsebenen ein Prozess etabliert, der diesen Prozess dauerhaft schneller, effizienter und vor allem effektiver macht:

  • Offene Aufgaben werden am Tag nach der Besprechung und Protokollierung durch eine Sekretärin für den Umsetzungsverantwortlichen und dessen Vorgesetzen in Microsoft Teams dokumentiert.
  • Beide werden durch das System auf die neue Aufgabe hingewiesen.
  • Unmittelbar, aber spätestens in der nächsten Rücksprache werden potenzielle Nachfragen diskutiert.
  • Der Verantwortliche dokumentiert den Umsetzungsstand mit wenigen Klicks über die Zeit, in der die Aufgabe abgearbeitet wird. Der Umsetzungsstand sowie das potenzielle Reißen oder Verschieben der Deadline ist Vorgesetztem und Verantwortlichem transparent.

Nach Abschluss der Aufgabe wird das todo (gemeinsam) abgehakt, ist für evtl. spätere Nachfragen aber weiter verfügbar.

 

#Prozesseffizienz #Digitalisierung #MicrosoftPlanner #Geschäftsführungsorganisation

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Effiziente Nachverfolgung von todos aus Protokollen

Deutlich schnellere Umsetzung und kein Verlieren offener Punkte aus Protokollen mehr durch strukturierte Nachverfolgung mit Microsoft Planner.

Ausgangssituation

Die Situation ist in vielen Unternehmen sehr ähnlich: In einer Sitzung oder Besprechung werden wichtige Entscheidungen getroffen und Aufgaben zur Weiterbearbeitung definiert. Diese müssen möglichst zeitnah protokolliert, kommuniziert, ggf. delegiert und nachverfolgt werden. In der täglichen Realität…

  • dauert dieser Prozess mehrere Tage,
  • rutschen manche Aufgaben unbeabsichtigt durch und werden nicht weiterbearbeitet,
  • kommt die Nachverfolgung zu kurz – aus Zeitmangel oder weil andere Themen auf die Agenda drängen.

Im Ergebnis werden wichtige Aufgaben unnötig spät oder gar nicht erledigt und der Prozess der Kommunikation und Nachverfolgung ist ineffizient.

Lösungsansatz

Intelligent strukturierter Einsatz von Microsoft Teams und Planner, die in vorhandenen Microsoft O365 Lizenzen bereits enthalten sind. In Kombination mit einer kurzen Schulung kann der Ansatz sehr schnell umgesetzt werden.

Dauer der Umsetzung: 10 Tage

Ergebnis und Nutzen

Nach einigen Stunden Vorarbeit und ca. zwei Wochen Einüben wird in den obersten Führungsebenen ein Prozess etabliert, der diesen Prozess dauerhaft schneller, effizienter und vor allem effektiver macht:

  • Offene Aufgaben werden am Tag nach der Besprechung und Protokollierung durch eine Sekretärin für den Umsetzungsverantwortlichen und dessen Vorgesetzen in Microsoft Teams dokumentiert.
  • Beide werden durch das System auf die neue Aufgabe hingewiesen.
  • Unmittelbar, aber spätestens in der nächsten Rücksprache werden potenzielle Nachfragen diskutiert.
  • Der Verantwortliche dokumentiert den Umsetzungsstand mit wenigen Klicks über die Zeit, in der die Aufgabe abgearbeitet wird. Der Umsetzungsstand sowie das potenzielle Reißen oder Verschieben der Deadline ist Vorgesetztem und Verantwortlichem transparent.

Nach Abschluss der Aufgabe wird das todo (gemeinsam) abgehakt, ist für evtl. spätere Nachfragen aber weiter verfügbar.

 

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