Sales
Dokumentenablage standardisieren und automatisieren
Max arbeitet im Vertriebsinnendienst und möchte die Effizienz in der Vertriebsabteilung steigern, indem er den Prozess zur Ablage neuer Kundenanfragen wie z.B. Bestellungen oder Aufforderungen zur Abgabe eines Angebots automatisiert. Bisher werden solche Anfragen manuell in verschiedenen Ordnern abgelegt, was zu einem erhöhten Zeitaufwand und der Gefahr von Fehlern führt.
Er entscheidet sich für die Implementierung von Power Automate, um den Ablageprozess zu automatisieren. Mit Hilfe von Power Automate erstellt er einen Workflow, der neue eingehende Anforderungen erkennt, kategorisiert und automatisch in den entsprechenden digitalen Ordnern ablegt.
Tool
Benefit
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Aufwand
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Die Lösung
- Öffnen Sie make.powerautomate.com
- Erstellen Sie einen „Automatisierten Cloud-Flow“
- Wählen Sie „Office 365 Outlook“ und „SharePoint“ als Verbindungen
- Wählen Sie „Bei Eingang einer neuen E-Mail“ als Trigger
- Legen Sie eine Variable fest, die Anhänge kategorisiert
- Wählen Sie als Aktion „Datei erstellen“ aus
- Speichern und Testen Sie Ihren eigenen Flow
Das Ergebnis
Durch die Automatisierung des Ablageprozesses mit Power Automate konnte Max die Effizienz und Qualität in der Vertriebsabteilung relevant steigern. Z.B. eingehende Aufforderungen zur Abgabe von Angeboten werden nun schneller und fehlerfrei abgelegt, was zu einer verbesserten Kundenbetreuung und einer Arbeitserleichterung für die Mitarbeitenden führt. Der administrative Aufwand konnte verringert werden, wodurch mehr Zeit für die Kundenakquise und -pflege zur Verfügung steht.
