7 Werkzeuge für erfolgreiches Change Management
Wir sind überzeugt, dass Menschen und nicht die Technologie das Herzstück einer erfolgreichen digitalen Transformation sind. Die Befähigung aller Mitarbeitenden ist daher kein Selbstzweck, sondern integraler Bestandteil des Beratungsansatzes von mesakumo. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen unserer Erfahrung nach gut geeignete Werkzeuge für ein effektives Change Management vorstellen.
Veränderungen im Unternehmen sind nur dann erfolgreich, wenn alle Mitarbeitenden die geplanten Änderungen mittragen. Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden und verstehen, warum Veränderungen notwendig sind. Insbesondere braucht es Führungskräfte, die den digitalen Wandel vorantreiben und wirkungsvoll kommunizieren.
Die Basis für eine wirkungsvolle Change Kommunikation
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- eine gemeinsame Sprache schaffen und spezifische Begriffe im Unternehmen definieren
- relevante Stakeholder identifizieren und wichtige Kernbotschaften festlegen
- Kommunikationsmaßnahmen über einen bestimmten Zeitraum planen und konsequent umsetzen
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Die Change Kommunikation fördert so die Akzeptanz und Nutzung neuer digitaler Tools und Prozesse und baut Ängste und Widerstände ab. So fördert Change Management eine Kultur, die Innovation und kontinuierliches Lernen unterstützt.
Auf der Change Kommunikation aufbauend werden dann spezifische Change Management Werkzeuge eingesetzt, um die gewünschten Veränderungen spezifisch und zielgerichtet zu begleiten.
Effektive Werkzeuge für Change Management
Change Agents
Change Agents helfen, den Transformationsprozess voranzutreiben und zu steuern, indem sie andere inspirieren und beeinflussen. Change Agents spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Akzeptanz, Umsetzung und Integration neuer Technologien, Prozesse oder Strategien in der Organisation. Die Change Agents sind z.B. eine engagierte Teamleitung, die eng mit Kolleg:innen zusammenarbeitet, um Widerstände zu minimieren, Verständnis zu fördern und den Projekterfolg zu maximieren. Schlüssel eines Change Agent Programms ist entsprechend die Identifikation, laufende Einbindung und Befähigung der richtigen Menschen für diese Rollen zu Beginn eines Transformationsprogramms.
Lunch & Learn
Das Lunch & Learn ist eine informelle und „leichtgewichtige“ Schulungsveranstaltung, die während der Mittagspause stattfindet. Hier können sich die Kollegen und Kolleginnen aus einem Team oder auch bereichsübergreifend über neue Technologien, Prozesse oder Best Practices informieren, während sie eine vom Unternehmen gestellte Mahlzeit (z.B. Pizza) genießen. Veranstaltungen dieser Art fördern den Wissensaustausch, die Teambindung und die Integration von Veränderungen in die Arbeitsweise der Mitarbeitenden.
Projekt Jour Fixe
Der Projekt Jour Fixe ist ein regelmäßiges Treffen zum strukturierten Informationsaustausch innerhalb des Projektteams. Die Treffen dienen dazu, den Projektfortschritt zu überprüfen, Hindernisse zu identifizieren und Lösungen zu diskutieren. Durch die festgelegten Termine werden Transparenz und Zusammenarbeit gefördert sowie durch eine klare Agenda und „Timeboxing“ gleichzeitig die Effizienz und Effektivität der Projektumsetzung verbessert und der Projekterfolg gesichert.
Demonstration von Prototypen (MVPs)
IT-Projektleiter:innen oder auch Studierende demonstrieren Prototypen neuer Softwarelösungen in den Fachbereichen, um diese möglichst früh in den Entwicklungsprozess einzubinden. Eine Demonstration hilft den Beteiligten, die Funktionen und Vorteile der neuen Software besser zu verstehen. Zudem können frühzeitig Feedback und Verbesserungsvorschläge gesammelt werden, die in die endgültige Implementierung einfließen können.
Townhall-Meeting
Townhall-Meetings sind regelmäßige Treffen mit der gesamten Abteilung zum Austausch von Neuigkeiten und Informationen. Diese Treffen dienen dazu, wichtige Informationen zum Gesamtprogramm und Unternehmen auszutauschen, Fragen durch die Abteilungs- oder Bereichsleitung zu beantworten und verschiedene Themen zu diskutieren. Sie fördern die Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit im Unternehmen. Wir empfehlen einen Rhythmus von sechs Wochen.
Lenkungsausschuss
Ein Lenkungsausschuss ist ein übergeordnetes Entscheidungsgremium im Projektmanagement. Er besteht aus hochrangigen Vertreter:innen des Projektauftraggebers, an die das Projektmanagement berichtet. Dieses Gremium hat Entscheidungsbefugnisse über die Projektressourcen. Hier werden wichtige Entscheidungen getroffen und klare Vorgaben für das Projektmanagement erarbeitet. Der Lenkungsausschuss trifft sich i.d.R. einmal im Monat und stellt sicher, dass die Ziel-, Scope-, Budget- oder zeitliche Abweichungen diskutiert werden, Anpassungsmaßnahmen auf den Weg gebracht werden und die notwendigen Ressourcen für das Projekt bereit stehen. Der Lenkungsausschuss überwacht den Projektfortschritt und greift bei Bedarf ein.
Summit
Ein Summit ist ein jährliches globales Treffen an einem Ort für alle Mitarbeitenden einer Fachabteilung, die besonders durch Veränderungen betroffen ist (z.B. die IT oder Digital-Teams im Falle einer IT- und Digitalstrategie). Diese Treffen dienen dazu, bedeutende Themen zu diskutieren, strategische Entscheidungen zu erläutern und die internationale oder unternehmensweite Zusammenarbeit zu fördern. Ein Summit ist eine Plattform für den Austausch von Ideen und den Aufbau von Beziehungen. Hier kommen Expertinnen und Experten sowie Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger zusammen, um komplexe Probleme zu lösen. Summits fördern offene Kommunikation und Transparenz. Sie bieten Raum für neue Ideen und Innovationen.
Abgeleiteter Kommunikations- und Maßnahmenplan
Erfolgsmessung
Ein umfassendes Change Management Konzept spricht eine Vielzahl von Zielgruppen an und bedient sich unterschiedlicher Maßnahmen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden und ob die Maßnahmen die gewünschte Wirkung erzielen. Durch die Auswertung der Ergebnisse können Unternehmen aus ihren Erfahrungen lernen und zukünftige Veränderungsprojekte besser planen und umsetzen.
Eine bewährte Methode zur Erfolgsmessung ist der so genannte Pulse Check. Dabei handelt es sich um eine kurze Befragung, mit der der „Puls“ des Unternehmens oder des Teams im Kontext der anstehenden bzw. zu erzielenden Veränderungen gemessen wird. Der Pulse Check ermöglicht es, ad hoc die Zufriedenheit oder Motivation der Mitarbeitenden zu messen. Es empfiehlt sich, diese Befragungen wiederholt durchzuführen, um die Ergebnisse im Zeitverlauf zu ermitteln und konkrete Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.
Durch regelmäßige Erfolgsmessungen können Unternehmen frühzeitig auf Probleme reagieren und notwendige Anpassungen vornehmen. Die Erfolgsmessung zeigt, wie gut die Mitarbeitenden die Veränderungen angenommen haben und wie engagiert sie sind.
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