Warum funktioniert die digitale Transformation nicht ohne Change Management?
Die digitale Transformation ist ein tiefgreifender Wandel, der nicht nur technologische, sondern auch organisatorische und kulturelle Veränderungen mit sich bringt. Wir sind überzeugt, dass Menschen und nicht die Technologie das Herzstück einer erfolgreichen digitalen Transformation sind. Ohne die Unterstützung und Akzeptanz der Mitarbeitenden und Führungskräfte kann diese nicht erfolgreich umgesetzt werden.
Hier sind einige Gründe, warum Change Management unerlässlich ist:
Widerstände und fehlende Unterstützung
Menschen neigen dazu, sich gegen Veränderungen zu wehren, besonders wenn sie nicht verstehen, warum diese notwendig sind. Durch gezielte Workshops und kontinuierliche Kommunikation können die Gründe und Vorteile der Veränderung verdeutlicht werden. Change Management hilft somit, diesen Widerstand zu minimieren und fördert die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden und Führungskräfte.
Unklare Ziele und Erwartungen
Eine klare Definition der Ziele und Erwartungen vermeidet Missverständnisse und ineffizientes Arbeiten. Indem man Meilensteine definiert und regelmäßig den Fortschritt überprüft, können rechtzeitig Anpassungen vorgenommen werden.
Kulturelle Barrieren
Eine bestehende Unternehmenskultur kann hinderlich sein, wenn sie nicht mit den Zielen der digitalen Transformation übereinstimmt. Change Management hilft, die Unternehmenskultur schrittweise anzupassen und eine Kultur der Offenheit, Zusammenarbeit und Innovation zu fördern.
Mangelnde Kommunikation
Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann zu Unsicherheit, Gerüchten und einem schlechten Betriebsklima führen. Durch verschiedene Kommunikationskanäle und regelmäßige Updates wird beim Change Management sichergestellt, dass alle Stakeholder die relevanten Informationen zeitnah und verständlich vermittelt bekommen.
Unzureichende Ressourcen
Change Management identifiziert die benötigten Ressourcen und stellt sicher, dass diese bereitgestellt werden. Dies umfasst sowohl finanzielle Mittel als auch personelle Unterstützung und technische Infrastruktur, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.
Phasen des Change Managements
Es gibt viele verschiedene Modelle, die den Change Management Prozess in einzelne Phasen aufteilen. Einig sind sie sich darin, dass als erstes ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung im Unternehmen geschaffen werden muss. Daraufhin geht es in einzelnen Schritten an die Planung und Umsetzung des Veränderungsprozesses und schlussendlich an die Verankerung im Unternehmen.
Wir teilen den Change Prozess üblicherweise in 6 Phasen auf – dieses Modell hat sich in der Praxis als besonders sinnvoll herausgestellt:
Verständnis der betroffenen Organisation
Analyse und Definition der Stakeholdergruppen: Was wird/soll sich für wen verändern?
Schaffung einer gemeinsamen Sprache
Definition der zu verwendenden spezifischen Begriffe
Identifizierung von Zielgruppen und Kernbotschaften
Wer muss wozu erreicht werden? Wer ist an welchem Thema interessiert?
Planung der Kommunikation und Maßnahmen
Definition der richtigen Methoden, Kanäle und Maßnahmen für jede Stakeholdergruppe
Kommunikation und Change Maßnahmen durchführen
Fahrplan für alle Aktivitäten über einen bestimmten Zeitraum festlegen und konsequent umsetzen
Analyse der Veränderungen
Prüfung, ob die Aktivitäten die gewünschten Veränderungen erreichen und wo die Stakeholder „stehen“
Danach beginnt der Veränderungsprozess wieder von vorne, denn Change Management endet nicht – es ist vielmehr ein fortlaufender, sich weiterentwickelnder Prozess.
Werkzeuge und Methoden
Die oben genannten Phasen zwei bis fünf bilden die Basis einer wirkungsvollen Change Kommunikation und unterstützen dabei aktiv die Akzeptanz und Nutzung neuer digitaler Tools und Prozesse im Unternehmen.
Auf der Grundlage der Change Kommunikation werden in einem nächsten Schritt spezifische Change-Management-Werkzeuge eingesetzt, um die digitale Transformation zielgerichtet zu begleiten. Diese Kommunikationsmaßnahmen bedeuten meist viel Aufwand, sind jedoch unerlässlich bei der Umsetzung einer neuen IT- oder Digital-Strategie.
Bei den Werkzeugen lässt sich unterscheiden zwischen Tools, die kontinuierlich die generelle Kommunikation in einer Organisation unterstützen, und Werkzeugen, die projektspezifisch eingesetzt werden.
In unserem Artikel „7 Werkzeuge für erfolgreiches Change Management“ erfahren Sie mehr über einzelne Kommunikationstools.
Die Stakeholder von Change Management
Bei der digitalen Transformation eines mittelständischen Unternehmens ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren und gezielt anzusprechen. Die verschiedenen Change-Management-Werkzeuge sollten passend zu der jeweiligen Zielgruppen ausgewählt werden. Selbstverständlich variiert auch die Frequenz der jeweiligen Kommunikationsmethoden bei den unterschiedlichen Stakeholdern – während das Projektteam sich täglich im Rahmen eines Jour Fixes trifft, wird beispielsweise die HR-Abteilung nur bei relevanten Aktualisierungen informiert.
So könnten die Kommunikationsmethoden bei den einzelnen Zielgruppen zum Beispiel aussehen:
IT-Abteilung
- Detaillierte Informationen über die technischen Anforderungen und die geplanten Änderungen. Einbindung in die Planung und Umsetzung der digitalen Projekte.
- Wichtig: Sicherstellen, dass die IT-Abteilung die notwendigen Ressourcen und Unterstützung erhält. IT-Mitarbeitende finden eine IT-Transformation nicht automatisch gut.
Mitarbeitende anderer Abteilungen
- Transparente Kommunikation über die Ziele und Vorteile der digitalen Transformation. Schulungen und Weiterbildungen anbieten, um Ängste abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.
- Wichtig: Regelmäßige Updates und die Möglichkeit, Feedback zu geben.
Management und Führungskräfte
- Klare Darstellung der strategischen Vorteile und ROI (Return on Investment). Einbindung in die Entscheidungsprozesse und regelmäßige Statusberichte.
- Wichtig: Betonung der langfristigen Vision und der Wettbewerbsvorteile.
Kunden
- Kommunikation über die verbesserten Dienstleistungen und Produkte, die durch die digitale Transformation möglich werden. Nutzung von Marketingkanälen wie Newsletter, Social Media und direkte Kundenansprache.
- Wichtig: Hervorheben, wie die Veränderungen den Kundennutzen steigern.
Lieferanten und Partner
- Information über die neuen digitalen Prozesse und wie diese die Zusammenarbeit verbessern. Einbindung in die Planung und Umsetzung, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
- Wichtig: Offene Kommunikation und Zusammenarbeit zur Anpassung an die neuen Prozesse.
Investoren und Anteilseigner
- Präsentation der finanziellen Vorteile und der langfristigen Wachstumsstrategie. Regelmäßige Berichte über Fortschritte und Erfolge.
- Wichtig: Transparenz und Nachweis der positiven Auswirkungen auf das Geschäft.
Kommunikations- und Maßnahmenplan im Change Management
Bei der Erarbeitung einer effektiven Kommunikation ist die Erstellung eines zielgruppenorientierten Maßnahmenplans hilfreich. Dabei wird definiert, welche Kommunikationsmethoden und -kanäle sich am besten für eine zielgruppengerechte Ansprache eignen und in welcher Frequenz die Kommunikationsmethoden angewendet werden.
Die Grafik zeigt beispielhaft einen abgeleiteten konkreten Kommunikationsplan, den wir für einen Kunden erstellt haben.
Befähigung durch Weiterbildung
Neben dem Aufsetzen eines Kommunikationsplans ist auch die Erstellung eines Weiterbildungsprogramms sinnvoll, denn neben der Kommunikation ist die Befähigung der Mitarbeitenden ein Schlüsselaspekt des Change Managements.
Weiterbildungen haben im Change Management essenzielle Funktionen:
Kompetenzaufbau
- Schulungen helfen, spezifische Kompetenzen zu entwickeln, die für neue Prozesse oder Technologien erforderlich sind.
Akzeptanzförderung
- Durch gezielte Weiterbildung werden Mitarbeiter mit den Veränderungen vertraut gemacht, was Unsicherheiten abbaut und Widerstände reduziert.
Motivation und Engagement
- Mitarbeiter, die in ihrer Weiterentwicklung unterstützt werden, fühlen sich wertgeschätzt und sind eher bereit, sich aktiv am Wandel zu beteiligen.
Nachhaltigkeit
- Weiterbildungen fördern die langfristige Verankerung der Veränderung, indem sie Wissen und Fähigkeiten aufrechterhalten.
Erfolgsmessung
Ein umfassendes Change-Management-Konzept spricht viele verschiedene Zielgruppen an und nutzt entsprechend auch unterschiedliche Maßnahmen. Dabei sollte man zwingend überprüfen, ob die Change-Maßnahmen gewirkt haben und ob die Ziele erreicht wurden. Nur so können die Unternehmen auch aus ihren Erfahrungen lernen und ihre Maßnahmen gegebenenfalls anpassen.
Erfolgsmessung anhand eines Puls Checks
Eine gute Methode, um den Erfolg zu messen, ist der Pulse Check. Beim Pulse Check handelt es sich um eine kurze Befragung, bei der der „Puls“ des Teams im Zusammenhang mit der anstehenden bzw. zu erreichenden Veränderungen gemessen wird. Der Pulse Check ermöglicht es, kurzfristig einen Einblick in die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden zu gewinnen. Um konkrete Optimierungsmaßnahmen abzuleiten, empfiehlt es sich, die Befragung zu wiederholen und die Ergebnisse im Zeitverlauf zu ermitteln.
Erfolgsmessung mithilfe von Review-Sessions
Eine etwas umfangreichere Methode, um den Erfolg im Change Management zu messen, sind Review-Sessions. Hierbei handelt es sich um strukturierte Meetings, bei denen der Fortschritt des Veränderungsprozesses überprüft und angepasst wird. Hierbei bespricht das Team den aktuellen Status, gleicht den bisherigen Fortschritt mit den ursprünglichen Change-Zielen und KPIs ab und sammelt Feedback von Stakeholdern, um Widerstände und Herausforderungen zu identifizieren. Daraufhin kann das Team notwendige Maßnahmen beschließen, Ressourcen überprüfen und Verantwortlichkeiten für die nächsten Schritte festgelegen, um den Change-Prozess kontinuierlich zu optimieren.
Allgemein sind diese regelmäßigen Erfolgsmessungen essentiell, um frühzeitig auf Probleme zu reagieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Nur dann kann eine neue IT- oder Digital-Strategie erfolgreich umgesetzt werden. Die Erfolgsmessung zeigt zudem, wie gut die Mitarbeitenden die Veränderungen annehmen und wie engagiert sie sind.
Ergebnisse eines Pulse-Checks.
Fehler vermeiden beim Change Management
Statistiken zeigen, dass Change Management in den meisten Unternehmen nicht erfolgreich umgesetzt wird. Laut Studien scheitern etwa 70% der Change-Initiativen. John P. Kotter ist ein renommierter US-amerikanischer Professor und Autor, der als Experte für Change Management und Leadership gilt. Laut ihm gehören folgende drei Aspekte zu den häufigsten Fehlern im Change Management:
Kein ausreichendes Gefühl der Dringlichkeit
Wenn die Dringlichkeit der Veränderung nicht klar kommuniziert wird, bleiben die Mitarbeitende unmotiviert, sich aktiv am Wandel zu beteiligen.
Unzureichende Kommunikation der Vision
Wenn die Vision und Ziele des Wandels nicht klar, konsistent und häufig genug kommuniziert werden, verstehen die Mitarbeitende die Richtung nicht und es kommt zu Verwirrung und Widerständen.
Kein starkes Führungsteam
Ein schwaches oder uneiniges Führungsteam kann den Wandel nicht vorantreiben, da es an klarer Richtung und Unterstützung für die Veränderung fehlt.
- REFERENZ
Gruppenweites Change Management für die NETZSCH IT
Die Maschinenbaugruppe NETZSCH startete Mitte 2022 damit, ihre neue IT-Strategie umzusetzen. Mit der Unterstützung von mesakumo entwickelte NETZSCH einen umfassenden Kommunikationsplan mit dem Ziel, dass die IT-Strategie von den Mitarbeitenden angenommen und die IT als Partner im Unternehmen akzeptiert wird.
Weitere Details über das Change Management Projekt mit der IT NETZSCH finden Sie hier.
Wie wir Sie unterstützen können
Ihre Veränderungsstrategie
Wir führen mit Ihnen ein Assessment zum Veränderungsbedarf durch und entwickeln eine speziell auf Ihre Belegschaft abgestimmte Veränderungsstrategie.
- Stakeholder identifiziert
- Kommunikationsplan erarbeitet
- Trainingsplan für verschiedene Zielgruppen erstellt
Ihre Veränderungsbegleitung
Nach der Entwicklung der passgenauen Change Strategie unterstützen wir Sie bei der Umsetzung.
- Umsetzung des Kommunikationsplans
- Zielgruppenorientiertes Stakeholdermanagement
- Implementierung eines Trainingsplan
Ihr Veränderungsmonitoring
Um die Wirkung der Maßnahmen messbar zu machen und Anpassungen an die Entwicklungen in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, wird ein Monitoring aufgebaut und umgesetzt.
- Pulse Checks
- Lessons learned mit Projektteam
- Analyse der Veränderungsbereitschaft
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